10 tips om je dag succesvol te plannen

Het was Melissa die me vroeg hoe ik mijn dag succesvol plande naar aanleiding van mijn Vragen staat vrij. Eerst dacht ik ‘oei, kan ik daar wel op antwoorden’? Maar eigenlijk hebben de afgelopen maanden me best wel veel geleerd. De nodige credits dus ook voor Stephanie van Plan S, die er voor zorgde dat ik mezelf nog beter leerde kennen. Wat voor mij het best werkt, goot ik in 10 tips.

• Werk met lijstjes. Ik blijf het herhalen: hartjes voor to do-lijstjes. Ik heb er twee (privé en werk) en ik overweeg een derde lijstje (blog to do’s). En gebruik de lijstjes ook als braindump, zet er alles in wat je uit je hoofd wil. Het geeft zoveel ademruimte.
• Val niet stil. Het is iets persoonlijks en het werkt misschien niet voor iedereen zo goed. Maar ik ben op mijn best als ik gewoon alles vervolgens kan afwerken. Als ik me permitteer om een half uur in de zetel te gaan zitten, val ik stil en ben ik verloren.
• Reken altijd brandjestijd mee. En dat was iets wat ik voordien zelden deed. Reken meer tijd voor to do’s dan je denkt dat je nodig hebt, of voorzie aan het eind van elke dag een leeg blok waar je dingen kan inhalen.
• Prioriteit aan de lastigste dingen. Eat that frog. Waar andere kiezen om te werken volgens hun energie, kies ik bewust voor het eten van kikkers om te starten. Sinds ik dat doe, krijg ik (nog) meer gedaan in een dag. Ik blijf het ongelooflijk vinden hoeveel energie het mij geeft om te weten dat het lastigste van de dag al meteen achter de rug is. En ik sluit mijn dag vaak af met iets wat ik gewoon heel leuk vind.
• Denk vooruit. Als ik van iemand een antwoord nodig heb, is mijn eerste to do: persoon x bellen/mailen. Maar ik plan meteen ook opvolg to do’s in: antwoord persoon x of reminder persoon x. Dat zorgt ervoor dat ik zo weinig mogelijk over het hoofd zie. Plan elke ochtend wat je die dag gaat doen en maak aan het eind van de week even tijd om de komende week te bekijken.
• Maak lange termijnplanningen of checklists. Hoewel heel veel dingen ad hoc opduiken, probeer ik van zoveel mogelijk dingen ook lange termijnplanningen of checklists te maken. Een grote hulp voor een perfectionist als mezelf. Als ik alle vinkjes heb kunnen zetten, laat ik los want dan weet ik dat ik al het mogelijke gedaan heb.
• Werk met realistische planningen. Toegegeven, ik had ook al eens dingen op mijn lijstje staan die ik niet rond krijg, maar de laatste maanden zijn er dat bijzonder weinig. Met trial en error kom je er wel achter wat je op een dag gedaan krijgt. Trek lessen uit elk lijstje of elke planning die je maakt.
• Kies voor diep, gefocust werk. Dat kan op verschillende manieren. Ik kies er vaak voor om gewoon per taak te werken, is de taak klaar dan mag ik me een pauze permitteren. Soms duurt dat een half uur, soms ook twee uur. Anderen werken liever met de pomodoro-techniek. De Forest-app laat je trouwens toe om de tijdspanne in te stellen die jij wil en volgens de techniek waar jij mee werkt.
• Start met iets voor jezelf. Sinds ik fulltime thuiswerk, trakteer ik mezelf elke ochtend op een uurtje me-time. Met een boek, met een opleiding, met mindfulness of met een ochtendloopje. Wat je doet, is niet zo belangrijk. Maar doe eerst iets voor jezelf, gun jezelf iets voor je kikkers begint te eten.
• Werk in een ritme. Ik heb er ongelooflijk veel baat bij om elke dag ongeveer hetzelfde dagritme aan te houden. Opstaan rond 6u, wassen, aankleden en ontbijten, uurtje voor mezelf, werken van 8 tot 12u, middagpauze, werken van 13 tot 16.30u, uurtje voor mezelf, koken, eten, avondblok. En toegegeven, niet iedereen kan zich dat permitteren. In mijn vorige job zou dat ook nooit gelukt zijn. Maar als het kan, doe het zeker.

Wat zijn jouw beste tips om je dag succesvol te plannen?